我的 Excel 个人记账实践

一般来说，在讲清楚 How 之前，对 What 和 Why 的介绍是很有意义的。不过这里，让我假定你已经知道记账是什么，也怀揣着想要记账的意图了。我会分享我的记账思路，提供一个我创建的 Excel 模版，也讲讲我踩过的坑，希望能让你的记账之旅更顺利。
不过在此之前，铺垫一些基本原理是必要的…

两张财务报表

记账离不开会计学（accounting）。这个学科的基础，在于三类基本的财务报表，正如凳子的三只腿：

• 资产负债表 balance sheet
• 现金流量表 cash flow
• 利润表 income statement, P & L statement

资产负债表的基础是如下定义（会计恒等式，The Accounting Equation）：

资产 = 负债 + 所有者权益

这张表是一个快照（snapshot），它反映某个时间点的状况。

而利润表反映的是某个时间段的状况，就像连接两个时间点的线段。

毛利 = 收入 - 成本

净利润 = 毛利 - 费用

这里算出来本期的净利润，就是联系资产负债表和利润表的公共项。^[1]

另一个你可能听过的词语是“复式记账”（double-entry bookkeeping）。这个术语是指把每笔账（交易， transaction）都会记在两个不同的账户里。
这个词听起来不太直观。我的判别标准是，只要你记下的帐能通过某种方法去核验，而不只是无法查证的单一记录，你就是在践行复式记账的精神。你也可以用自己的 judgement 判断，我下面的记账方法是否够得上这一标准。

在 Excel 里付诸实践

为了便于说明，我创建了一个 Excel 模版 ^[2]，其中每一个记账周期大概长这个样子：

我的使用之道

整体观之

前面三列（A, B, C）其实是资产负债表，拿总资产减去负债，计算出记账时的所有者权益，在我的语境下和净资产也相等。右侧(G, I) Income Statement 的几个板块相加减（收入 + 投资变动 - 支出），与净资产变动相等，由此可以快速计算出每一期的支出（图中的 I39）。而第 H 列是计算过程中的中间数据，提供其他有用信息。

如此布局，是因为对我而言，目前有多少净资产（资产负债表的所有者权益），以及每月支出如何（利润表中的费用）最受关注。同时，我也希望扫一眼就能回答一些自己好奇的问题：在所有资产里，有多少钱是灵活可用的？自己的投资波动占每月资产变动的多少？

应收、待摊和应付

在资产负债表里，前两项属于资产，而最后一项属于负债。所以当应收款项收到时，只是把钱从资产的一个篮子里，移到另一个篮子（银行卡余额），不会有别的变动反映。待摊费用是所有已经支付，但还未使用的花费，例如我付了某个酒店的定金，如果它的政策上可以免费取消，则我可以在入住前随时取消，把这笔钱放回现金账户；如果酒店需要支付取消费用，则这笔费用正常计入开支即可，也很直观易懂。

“应付”从会计学的角度，其实分为账款和票据，一个区别是前者一般需要短期还款、没有利息，而后者还款期限长、但有利息。在我的实际情况里，我会习惯把负债尽快还清，所以会简化成一栏进行记录。如果有长期贷款（比如分期的商品和车贷、房贷），也可以更详细的分开统计。

投资变动

在利润表里，我把投资变动从收入中单独列出了。在我的标准里，收入是全职工作的工资、股票年金、公积金之类，是纯粹的正值。而投资变动则是有正有负的，也在我的另一个心理账户（ mental accounting）之内。
其中有些特别的是定投，因为每一期都会有投入，所以实际的定投收益是定投账户的变动（C26）再减去本期投入的金额（H27）。图上这期定投就是负收益，亏损了 295 元。

复式记账

如果严格践行复式记账，每一笔支出都可以同时列在对应类目的账户上，这样将这些账户的变动相加，应该等于左侧算出的净资产变动 —— 计算这个相等关系，就可以收到核算之效。 不过我在实践中采取更方便的简化，每次会在支出下面单列出较大的几笔交易，把剩下的交易都归并到“维持/改善”中。这样，我只用核查这些“常规”开支是否在我心中的预期区间，而不用一一计算了。
每次打开 Excel 上之前，自己心里会带着对过去一段时间收入支出的印象，对这期有个模糊的预测。而当初次核算完成，得到当期的实际开支，自然会拿去和脑袋里预测的开支比较。如果发现了差距，大脑就会不自觉的启动 debug 模式：到底哪里出问题了呢？

Debugging （核算）

1. 资产：我的习惯是把手头的活钱放在一张卡上（如招商银行的朝朝宝），其余用于理财、投资的钱如果变化了，一般也会留有印象。所以资产项我主要会看微信和支付宝的余额，有时收到朋友的转账，还没来得及存到卡上，会在这时检查到。
2. 应收、待摊和应付：这里是遗漏的重灾区，临时刷的信用卡、帮朋友垫付的开销，还有等待报销的金额…
3. 收入：除了查漏，这里也要看看有没有 double-counting。开始记账时一个常见误区是：上一次应收款这次收到后，把这笔钱记成了收入；实际上，钱从应收账款移到现金账户，本身就已反映了变动，无需在收入这一栏统计了。
4. 投资变动：我买的定投收益变动很大，所以有时影响净资产的不是开支，而是定投亏的钱（哭）。自从发现遇到节假日休市，定投会暂停，我每次都会 double-check 投资的买入记录。
5. 开支的账单：最可靠的方法还是更严格的复式记账了，核对银行卡的账单，按金额倒着排个序，就能有些意想不到的发现。
6. 如果到此，还没有发现问题，那大概率资产负债表是准确的，而自己可能高估或者低估了过去的花销。Well，恭喜自己，这次记账很有收获。

基于报表的分析

每期记账，我会在最右边列一些分析和想法（为了保持清晰，截图中并未体现，可打开模版中的第 K 列）。有时发现某个开销最近水涨船高，值得注意；另一些时候比较某次在外吃饭的开销和当时的感受，对自己脑中的餐厅排序也能做一个最新更新。再比如，我一时兴起，拿最近半年有代表性的开支项做了个统计，算了下在本地吃简餐 / 喝饮料 / 吃正餐分别要花多少钱，再和之前出门玩的车票、酒店这些开支做对比，很迅速地发现自己对钱更有概念了。

我每一期记账的表头，都与上一期有着固定的间距，这样为后续的“宏观”分析提供很多方便。我最近就写了个 Excel 公式，用 OFFSET 函数找到每一期的资产和支出，列出它们随时间的变化，还顺手用自带的工具把这些数据点描线成图。如果数据量有一定的积累，可以算算平均数、中位数，还可以用 条件格式，把特别显眼的数据（outlier）标出来，回过头去看看原始记录。这个过程让我挺有成就感的。
我也在模版的第二张分表（点击左下角的 sheet 2）里展示了如何用样表的三期数据做些简单分析。

小结

用 Excel 记账的过程，实际是在做两件事：算出自己手头“钱”的变化（1），同时列出变化背后赚的钱从哪来，花的钱到哪去（2）。如果这两种方式算的结果“对的上”，那自己就有信心记账的过程没有遗漏、也不出错误。而 Excel 表格是一种标准化的形式，让这个流程清晰、明确。

花不太多的时间记下这些帐，自己能掌握一段时间的支出，同时也能对自己的资产现状心中有数。前者常常让我发现一些不曾留意的账目需要理清：有笔报销还没提，有次聚餐还没记得发起 AA；而后者则是一切财务计划和投资的基础，可以直接指导，比方说，自己一次性手头能拿出多少钱，或者花百分之二十做定投的抽象理念对应成每周要投多少钱。

或者我可以说，记账的过程，是让自己专心审视怎样和金钱打交道的过程。当我确切知道自己过去花了多少钱、挣了多少钱时，自己更能“认清自己”了，安心的感觉也相伴而生。

也欢迎你参考我的 Excel 模版^[2:1]，试试这样记账！